T.C.
BALYA KAYMAKAMLIĞI

İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ

 

BİRİNCİ BÖLÜM

GENEL ESASLAR

1-AMAÇ   :

 

        Balya İlçesindeki kamu kurum ve kuruluş birimlerinde 5442 sayılı İl-İlçe idaresi kanunu gereğince;

        Kaymakam adına belirli bir iş bölümü halinde yerine getirilmesi ve imza yetkilerinin belirlenmesi, hizmette verimli, hızlı ve doğru bir akışın sağlanması, bürokratik işlemlerin en aza indirilmesi, görev ve sorumluluk duygusunun alt kademelerle paylaşılarak güçlendirilmesi ve daha sağlıklı kararlar alınarak yürütülmesi amacıyla;

      1.1-“Kaymakam Adına” imzaya yetkili görevlileri belirlemek,

      1.2- Verilen yetkileri belirli ilkelere bağlamak,

      1.3-Hizmeti ve iş akışını hızlandırmak,

      1.4- Kırtasiyeciliği asgari düzeye indirmek, hizmette verimlilik ve etkinliği arttırmak,

      1.5- Üst düzey yöneticilere zaman kazandırarak, onları işlemlerin ayrıntılarına inmekten kurtarmak, çalışmalarını hizmetlerin organizasyonu, planlaması, koordine edilmesi ve denetlenmesine yönelik, sorunların çözümünde etkinliklerini arttırmak,

      1.6-Kendilerine yetki devredilenlerin, sorumluluk ve özgüven duygularını güçlendirerek, işlerine daha sıkı ve istekli sarılmalarını özendirmek,

      1.7-Amir ve memurların 13.04.2005 tarih ve 25785 sayılı Resim Gazetede yayınlanan Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ve Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin 1’nci maddesinde belirtilen amaçlara uygun hareket edilmesini sağlamak,

      1.8-Halka ve iş sahiplerine kolaylık sağlamak ve yönetime karşı saygınlığı ve güven duygusunu güçlendirmek, geliştirmek ve yaygınlaştırmaktır.

2-KAPSAM :

      Bu Yönerge, 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu ve diğer ilgili mevzuat hükümleri ve kanunları çerçevesinde Kaymakamlık ve bağlı birimlere ait iş bölümü ile Kaymakamlığa bağlı olarak hizmet yürütmekte olan tüm daire, müdürlük, kurum ve kuruluşların, yürütecekleri iş ve işlemlerde ve yapacakları resmi yazışmalarda Kaymakam adına imza yetkisinin kullanılmasının usul ve esaslarını kapsar.

3-YASAL DAYANAK :

       Bu yönerge, aşağıdaki kanun ve yönetmeliklere dayanılarak çıkarılmıştır:

      -5442 sayılı İl İdaresi Kanunu,

       -3 Sayılı Üst Kademe kamu Yöneticileri İle Kamu Kurum ve Kuruluşlarında Atama

         Usüllerine dair Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi,

        -3152 Sayılı Kanun İçişleri Bakanlığı Yüksek Disiplin Kurulu İle Yatırım Hizmetlerine

         İlişkin Bazı Düzenlemeler Hakkında Kanun

       - 08.06.2011 tarih ve 27958 sayılı Resim Gazetede yayınlanan Valilik ve Kaymakamlık

         Birimleri teşkilat, Görev ve Çalışma Yönetmeliği

      -3046 sayılı Bakanlıkların Kuruluş ve Görev Esasları Hakkında Kanun,

      -3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılması Hakkında Kanun,

      - 4982 sayılı Bilgi Edinme Kanunu,

       - 20.06.2020 tarihli Resmi gazetede yayımlanan “ Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas

        ve Usuller Hakkındaki Yönetmelik”,        

      - 20.01.2021 tarihinde yürürlüğe giren “ Balıkesir Valiliği İmza Yetkileri  Yönergesi”.

 

4-TANIMLAR  :

       Bu Yönergede yer alan;

Yönerge : Balya Kaymakamlığı İmza Yetkileri Yönergesini,

Kaymakamlık : Balya  Kaymakamlığı’nı,

Kaymakam : Balya Kaymakamı’nı,

İlçe İdare Şube Başkanı / Birim Amiri : Bakanlıkların, Genel Müdürlüklerin ve Başkanlıkların İlçe yönetimi içinde yer alan üst görevlerini (İlçe Müdürlerini),

Birim : Bakanlıkların kuruluş kanunlarına göre ilçe teşkilatında yer alan kuruluşları ve alt hizmet birimlerini,

Birim Amiri : Bakanlıkların İlçe teşkilatlarında görev yapan ve İlçe İdare Şube Başkanı olarak görev yapan yöneticileri,

İlçe Yazı İşleri Müdürü : Balya Kaymakamlığı İlçe Yazı İşleri Müdürü’nü ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

İLKELER, SORUMLULUKLAR VE UYGULAMA ESASLARI

5-İLKELER  :

          5.1-Devredilen yetki devredilemez. Yetki kullanımında azami dikkat ve hassasiyetin verilmesi gerekir.

        5.2- İmza yetkilerinin sorumluluk alanı içerisinde, yerinde, zamanında ve doğru olarak kullanılması esastır.

       5.3- Kaymakamlık Makamından alınacak onay ile imza yetkisinin devrinde, ilave ve çıkarmalar yapılabilir.

       5.4- Kaymakam adına yetki verilmiş makamlarca imzalanacak yazılar yalnızca yetkiyi kullanan tarafından imzalanır.

       5.5- İmza yetkisi devrinde Kaymakamın her konuda havale, imza ve onay yetkisi saklıdır. Kaymakam gerek gördüğünde devrettiği yetkileri her zaman kullanabilir.

       5.6-  Resmi yazışmalarda ekler de üst yazıda imzası ve parafı bulunanlar tarafından parafe edilir.

       5.7- İlçe İdare Şube Başkanları, imzaladıkları yazılarda, üst makamların bilmesi gereken hususlar hakkında zamanında bilgi vermekle yükümlüdürler.

        5.8- İmza yetkisinin devri konusunda mevzuata ve Yönerge hükümlerine uygunluğu sağlamak amacıyla, Kaymakam tarafından gerektiğinde dairelerde denetim yapılır.

        5.9- İmzaya yetkili kişinin izin, hastalık, görev gibi nedenlerle bulunmadığı hallerde vekili imza yetkisini kullanır ve bilahare imzaya yetkili kişiye yapılan iş ve işlemlerle ilgili bilgi verir.

        5.10- Kaymakamın izin, hastalık, görev gibi nedenlerle görevde bulunmadığı hallerde göreve dönüşünde önem arz eden hususlar ve üst makamlar tarafından yazılmış takibi gereken yazılar için Kaymakama bilgi verilir.

        5.11- Birden fazla birimi ilgilendiren veya görüş alınmasını gerektiren yazıların paraf bloğunda, koordine edilen sıralı birim amirlerinin tamamının parafı bulunur.

        5.12- Tüm yetki devirleri bu Yönerge ile yapılmış olup, ilave yetki devri talepleri aynı usuller yönerge değişikliği şeklinde yapılır.

        5.13- Bütün yazışmalar, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliğe uygun olarak yapılır, standardizasyona özen gösterilir,

        5.14- Gizli konular sadece bilmesi gerekenlere ve bilmesi gerektiği kadarı ile açıklanır.    

         5.15- İlçe İdare Şube Başkanları, izinleri ile vekalet ve görevlendirme onaylarını, açıklamaları gereken yazı ve onayları Kaymakam imzasına bizzat sunarlar.

         5.16- İlçe idare Şube Başkanları ve birim müdürleri personel, bina ve belge güvenliği sağlamakla ilgili gereken tedbirleri alırlar.

         5.17- Bütün birim amirleri, kendi konuları ile ilgili olan dilekçeleri doğrudan doğruya kabul etmeye, kaydını yaparak konuyu incelemeye ve eğer istenen husus mevcut bir durumun beyanı veya yasal durumun açıklanması ise bunu dilekçe sahiplerine yazılı olarak bildirmeye yetkilidirler.

         5.18- Kendisine başvurulan birim amirleri konunun incelenmesini ve çözümünü kendi  yetkisi dışında görürse, dilekçe Kaymakamlık Makamına sunulacak ve direktiflerine göre gereği yapılacaktır.

        5.19-Kaymakama imzalanmak üzere sunulan yazılar, imza makamınca düzeltme yapılması halinde, düzeltmesi yapılan yazı, yeniden yazılan yazının ekine konulur.

        5.20-Tüm yazışmaların ilgili birimlerce hazırlanması esastır. Yazıda parafı ve imzası bulunanlar yazısının mevzuata ve Türkçe dilbilgisi yazım kurallarına uygunluğunu dikkatlice  incelemek durumundadırlar.

        5.21- Dilekçelere yasal süresi içinde cevap verilir.

        5.22-Basında ve kamuoyunda çıkan iddia, ihbar ve şikayet, dilek ve temenniler, ilgili birim amirince izlenip en kısa zamanda değerlendirilerek Kaymakama iletilir.

6-SORUMLULUKLAR :

          6.1- Bu Yönerge ile verilen yetkilerin kullanılmasından kendilerine bağlı birimlerin yazışmalarından ve Yönerge hükümlerine riayet edilip edilmediğini kontrolden birim amirleri sorumludur.

         6.2- Kendisini Kaymakamlıkça yetki devredilen personelin Kaymakamlık Makamının itibarını koruma ve arttırma ile halkla ilişkiler konusunda azami hassasiyet göstermesi esastır.

        6.3-Birim amirleri, birimlerinde işlem gören ve çıkan yazılar ile ne suretle olursa olsun işlemsiz evrak bırakılmamasından, görüşe sunulması gerekenler bekletilmeden  gönderilmesinden sorumludurlar.

        6.4- Evrak ve belgelerde paraf v e imzası bulunan her kademedeki memur ve amirler, attıkları paraf ve imzadan müştereken ve müteselsilen   sorumludur.

        6.5-Tekit yazıları yönetimde sağlıksız işleyişin bir göstergesi olduğundan, tekide meydan verilen birimlerde, birim amiri ile birlikte ilgili görevliler müştereken sorumludur.   

       6.6-Birim amirlerinin mesai saatleri içinde İlçe dışına çıkış, görev ve gezileri Kaymakamın bilgisi dahilinde yapılacaktır.

        6.7- Kaymakamdan alınan emir ve talimatların gereğinin gidişatı veya sonucu hakkında Kaymakam sormadan onu bilgilendirmek esastır.

       6.8-Kaymakam tarafından verilen talimatı başkasına iletmek veya devretmek suretiyle talimatın gereğini yerine getirilmesinde ihmale yol açmamak için talimatın bizzat talimatı alan tarafından yerine getirilmesi esastır.

        6.9-Yetki devrinin hızlı ve verimli bir biçimde hayata geçirilmesini sağlamak için tüm iletişim araçlarından azami şekilde yararlanmak esastır.

7-UYGULAMA ESASLARI :

     A-BAŞVURULAR : Vatandaşlarımız, Anayasanın 74’ncü maddesi, Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun ve Bilgi Edinme Kanunu uyarınca kendileri yada kamu ile ilgili dilek ve şikayetleri hakkında yetkili makamlara başvuru hakkına sahiptirler. Bu nedenle, vatandaşlarımızın tüm dilek, istek ve şikayetlerine Kaymakamlık Makamı tüm birimleri ile (WEB ortamı dahil) açıktır.

       Demokratik ve şeffaf yönetimin gereği olan eşitlik, tarafsızlık ve açıklık ilkelerine uygun olarak kişilerin bilgi edinme hakkını kullanmalarına ilişkin esas ve usulleri düzenleyen 4982 sayılı Bilgi Edinme Kanununun Uygulanmasına ilişkin Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmeliği göre yapılacak başvurular, ilgili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca kabul edilir ve cevaplar Kaymakamın imzası ile verilir.

         7.A-1-Kaymakamlığımıza başvurularda mutat işlemlere ilişkin hizmetlerin akışı ve vatandaşların hangi gerekçe ile olursa olsun hiçbir şekilde bekletilmemesi esastır.

         7.A-2- Yazıların, “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” ve Türkçe dilbilgisi kurallarına uygun hazırlanması ve konuların açık bir ifade ile kısa ve öz olarak metne yansıtılması zorunludur.

        7.A-3- Medyada yer alan şikayet, yazı, açıklamalar, haber programlar ilgili birim amiri tarafından herhangi bir emir beklemeksizin doğrudan dikkatle incelenecek ve sonucu en kısa zamanda Kaymakama sunulacak ve alınacak talimata göre işlem yapılacaktır.

        7.A-4- 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu’ nun 15. maddesi uyarınca kamu hizmetleri hakkında basına, haber ajanslarına ve radyo-TV kuruluşlarına bilgi vermek ve açıklama yapma yetkisi Vali veya yetkili kılacağı görevliye aittir.

 B- GELEN YAZILAR – EVRAK HAVALESİ  :

         7.B-1- “GİZLİ”, “ÇOK GİZLİ”, “KİŞİYE ÖZEL” yazılar ve şifreler Yazı İşleri Müdürü tarafından teslim alınarak, açılmadan bizzat Makama arz edilerek havaleyi takiben Yazı İşleri Müdürlüğü Evrak Bürosunda kayda alınacaktır.

         7.B-2- Kaymakamlığı gelen yazılar Yazı İşleri müdürü tarafından görüldükten sonra Kaymakamın görmesi gerekenler bizzat Kaymakama takdim edilir. Alınan talimata göre hareket edilerek, evrak havalesinden sonra ilgili birime gönderilir ve izlenip,  sonucundan bilgi verilir.

C-GİDEN YAZILAR  :  

         7.C-1- Yazılar evrakı yazandan başlayarak en üst amire kadar parafe edilecektir. Paraf eden görevli, yazının şekil ve içeriğini de kontrol edecektir. Kaymakamın imzalayacağı yazılar, birim amirinin parafından sonra makama sunulacaktır.

        7.C-2- Makam oluruna sunulacak onay yazılarında teklifte bulunan ilgili birim amirinin imzasından sonra olurlar Kaymakamın isim ve unvanı yazılarak imzaya çıkarılacaktır.

        7.C-3- Yazılar, ekleri, ilgide kayıtlı yazılar ve varsa öncesine ait dosyası ile birlikte imzaya sunulacaktır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

İMZA VE ONAY YETKİLERİ

 

8-KAYMAKAM   :

    A-KAYMAKAMIN HAVALE EDECEĞİ YAZILAR :

          8.A-1- Vali ve üstü makamların imzasıyla gelen bütün yazılar,

          8.A-2-Kaymakamlığı gelen evraklar, Evrak bürosunca görev bölümüne göre ayrılarak havaleye hazırlanacaktır. “Gizli”, “Çok Gizli”, “Kişiye Özel”, “Hizmete Özel” ve “…isme…” yazılarla, şifreler, Kaymakam tarafından bizzat açılır, havale işlemleri,

          8.A-3- Her türlü şikayet dilekçeleri, yeni düzenlemeleri, yatırım ve planlamaları içeren dilekçeler,

          8.A-4- Her türlü atama, yer değişikliği, görev değişikliği ve görevlendirme yazıları,

          8.A-5-Asayiş ve güvenlik ile ilgili önemli yazılar,

          8.A-6- Yargı organlarından gelen yazılar.

     B-KAYMAKAM TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR :

          8.B-1- Valilik ve Kaymakamlıklar, genel müdürlükler ile bölge kuruluşlarına, bakanlıkların bağlı kuruluşlarına ve (acil hallerde) doğrudan bakanlıklara hitaben yazılan bütün yazılar,

          8.B-2- Prensip, yetki, uygulama ve sorumlulukları değiştiren yazılar,

          8.B-3- Birimlere gönderilecek emirler, tamimler ve genelgeler,

          8.B-4- Birim amirlerine gönderilen taltif, tenkit ve ceza maksadıyla yazılan yazılar,

          8.B-5- 4483 sayılı Kanun ile ilgili her türlü yazılar,

          8.B-6- 3091 sayılı Kanun ile ilgili müracaatlarda muhakkik tayin yazıları ve yine aynı kanuna göre verilen karar ve yazıları,

         8.B-7- Yargı kuruluşlarına gönderilecek bilgilendirme inceleme, itiraz, savunma, iddia, temyiz vb. her türlü yazılar (İlçe Nüfus müdürlüğü ve Tapu Müdürlüğü’nün davalar ile ilgili yazıları, İlçe Jandarma Komutanlığının ve İlçe Emniyet Amirliğinin adli görevlerinden doğan yazıları ve icra takip yazıları hariç)

        8.B-8- Askeri kuruluşlarla yapılan her türlü yazışmalar,

        8.B-9- Başvuru sahiplerinin yazılı veya sözlü dilek ve şikayetleri ile yeni düzenlemeleri, yatırım ve planlamaları içeren dilekçelere verilecek cevaplar,

        8.B-10-Denetim sonuçlarının bilgi ve/veya yasal işlem yapılmasının sağlanması amacıyla gönderilmesini içeren yazılar gibi tüm yazışmalar,

        8.B-11-Kaymakamın imzalaması gereken veriler ve ödeme emirleri,

        8.B-12-Atanması Kaymakamlığa ait memurların derece ve kademe terfileri ile onayları,

        8.B-13-Görüş, muvafakat ve teklif bildiren yazılar,

        8.B-14-Yatırımlar, plan ve programlarla ilgili yazışmalar

        8.B-15-Görevden uzaklaştırma ve göreve iade yazıları,

        8.B-16-Kanun, tüzük ve yönetmeliklerin ilanı için hazırlanan yazılar,

        8.B-17-Görevlendirme yazıları,

        8.B-18-Her türlü inceleme ve soruşturma açılması ve bunların işleme konulmaması ile ilgili yazılar,

       8.B-19-Komisyon kararları,

       8.B-20- İlçe sınırları dışına araç görevlendirmeleri,

       8.B-21-Güvenlik soruşturmalarıyla ilgili yazılar,

       8.B-22-Afet ve Acil Yardım ile ilgili yazılar,

       8.B-23- Bir birime ait iken başka bir birimin faydalanması için verilecek veya devredilecek her türlü demirbaş eşya, alet vb. malzemelerin kullanım, intifa ve/veya devir izinleri ile ilgili yazılar,

       8.B-24-Jandarma ve Emniyet Teşkilatı aracılığı ile tebligat yapılması ile ilgili talimatlar,

       8.B-25-Kanun, tüzük ve yönetmeliklerin bizzat Kaymakam tarafından imzalanmasını emrettiği yazılar ve onaylar,

       8.B-26-İlçe İdare Şube Başkanları ve yardımcısı durumunda olanlar ile Halk Eğitim Merkezi Müdürü, Okul Müdürleri ve bunların yardımcıları gibi müstakil müesseselerden sorumlu olan idarecilerin yıllık, yasal ve mazeret izinleri dahil olmak üzere göreve başlama ve görevden ayrılma yazıları,   

       8-B-27- “GİZLİ, “ÇOK GİZLİ”, “ÖZEL”, “HİZMETE ÖZEL”, ve “KİŞİYE ÖZEL” dereceli yazılar ile “ŞİFRELER”,

       8.B-28- Birim amirlerine ve memurlarına başarı belgesi, üstün başarı belgesi, teşekkür, eleştiri  veya ceza maksadıyla yazılan yazılar ile tüm başarı belgeleri ve üstün başarı belgeleri,

       8.B-29- Kaymakamın uygun göreceği diğer yazılar.

       8.B-30- Spor Kulüplerinin, Kulüpleri adına Federasyon yada Özel turnuvalara katılacak olan takımların idareci, antrenör, refakatçi, tercüman, sporcu, masör, mentör, kondisyoner vb. diğer görevlilerin izin ve kafile onaylarının, kulüp adreslerinin bağlı bulunduğu Gençlik ve Spor İlçe Müdürlükleri teklifi ile Vali adına onaylanması

C-KAYMAKAMIN OLURUNA BAĞLI İŞLEMLER VE KARARLARI:

     8.C-1- Kanunların yönetmeliklerin, tüzüklerin, yönergelerin ve genelgelerin öngördüğü mutlaka “Kaymakam”  tarafından onaylanması gereken öneriler, işlemler ve kararlar ile bu yönerge devri yapılmamış diğer işlem ve kararlara ilişkin olurlar,

     8.C-2 Her türlü izin istek olurları (Devredilenler hariç),

     8.C-3- İlçe içerisindeki vekaleten görevlendirme olurları ile geçici görevlendirme veya tedviren görevlendirme olurları,

     8.C-4- İlçe İdare Şube Başkanlarının ilçe dışına araçlı veya araçsız görevlendirilmelerine dair olurlar,

    8.C-5-İlçe dışına çıkacak resmi hizmete mahsus araçların taşıt görev formları,

    8.C-6-İlgili mevzuat göre verilecek işyeri açma, kapatma ve ceza olurları,

    8.C-7- İl içi ve İl dışı her türlü araç ve personel görevlendirmesi onayları,

    8.C-8- Birimlerin taşınmaz mal satın alması veya kiralaması ile ilgili onaylar,

    8.C-9- Noter senedine bağlanması gerekli alım, satım, ihale işleri ile mukavele onayları,

    8.C-10-Mevzuatla öngörülen para cezaları

    8.C-11-Vekil, Ücretli öğretmen, usta öğretici ve kurs öğreticisi atama onayları,

    8.C-12- Lokallerin açılması, faaliyetlerine ara verilmesi veya kapatılması onayları,

    8.C-13- Kira sözleşmeleri ve ihale sözleşmelerin lüzum müzekkereleri ile satın alma komisyon kararların onayları,

    8.C-14-4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu ve 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu gereğince ihale yetkilisi ve harcama yetkilisi olduğu işlemlere ilişkin onaylar,

     8.C-15-İlçe İdare Şube Başkanları ve yardımcı durumunda olanlar ile Halk eğitim Merkez Müdürü, Okul Müdürleri ve bunların yardımcıları gibi müstakil müesseselerden sorumlu olan idarecilerin yıllık, hastalık ve mazeret izinlerine ait onaylar ile sağlık izinlerini çalıştıkları mahal dışında geçirmelerine dair onaylar.    

    8.C-16-Memurların 657 sayılı Devlet Memurları Kanunun 104. Maddesinin c fıkrasında belirtilen mazeret izin onayları,

     8.C-17-Her türlü araştırma, inceleme ve soruşturmaya tabi onaylar,

     8.C-18-Valilik Makamınca yetkilendirilen işlere ilişkin onaylar,

D.YAZIŞMALARA İLİŞKİN ESASLAR   :

        8.D-1 Bu Yönerge ile Yönerge Kapsamındaki kuruluşların Valilik ve Valiliğe bağlı ile dahilindeki kuruluşlarla yapacağı her türlü yazışmanın Kaymakam imzası ile yapılması esas-  tır.

        8.D-2-Yazılar yazıyı hazırlayan görevliden başlayarak, imza aşamasına kadar, sıralı yöneticilerce paraf edilir, imzaya varsa ekleri ve evveliyatı ile birlikte sunulur. Eklerin sıralı bir şekilde parafe edilmesi esastır.

        8.D-3- Bizzat Kaymakamın katılması gereken kurul ve komisyonlarda alınan kararların, Kaymakamın onayı ile yürürlüğe girmesi esastır.

        8.D-4-Yazılar, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğe uygun olarak yapılacaktır.

        8.D-5- Kaymakam tarafından imzalanan yazılarda unvan olarak “Balya Kaymakamı” değil sadece “Kaymakam” ifadesi kullanılacaktır.

              Örnek :

                   Zeynep DEMİR

                     Kaymakam V.

 

         8.D-6- Yazı vekaleten imzalandığında imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı “Kaymakam V.” ,  “Müdür V.” Biçiminde ikinci satıra yazılır.

            Örnek :

                    Zeynep DEMİR

                     Kaymakam V.

      

       8.D-7- Bu yönerge ile devredilen yetkiler çerçevesinde Kaymakam adına yapılacak her türlü havale, onay ve yazışmalar “Kaymakam a.” İbaresi kullanılarak yetki devredilen adı ve unvanı ortalanarak yazılmak suretiyle yapılır.

            Örnek :

                        Dilek DOĞAN

                        Kaymakam a.

                        İlçe Müdürü

 

       8.D-8- Valiliğe yazılacak yazılar “Vilayet Makamına” veya  “İl Makamına” şeklinde değil, her yazıda “BALIKESİR VALİLİĞİNE”  şeklinde yazılacaktır.

        8.D-9- Onay gereken yazılarda, “ONAY”, “UYGUNDUR” gibi değişik ifadelerin yerine  “OLUR” deyimi kullanılacak, imza yeri için yeterli aralık (2 satır aralığı) bırakılacak, altına da oluru imzalayacak kişinin adı, soyadı ve unvanı alt alta yazılacaktır.

            Örnek :

O L U R

…./…./2024

( İmza Boşluğu )

Zeynep DEMİR

Kaymakam V.

 

     

         8.D-10- Sonuç İfadeleri ; “Bilgilerinize rica ederim”, “Bilgilerinize arz ederim”, “Bilgi ve gereğini rica ederim”, veya “Gereğini bilgilerinizi arz ederim” şeklinde yazılacaktır.

         8.D-11- Üs ve as makamlara veya eş ve ast makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılarda ise duruma göre; “Bilgilerinizi ve gereğini arz ve rica ederim”, Gereğini arz ve rica ederim”, “Bilgilerinize arz ve rica ederim” şeklinde yazılacaktır.

         8.D-12- Kaymakamlıklar arası yazışmalar “arz ederim” ifadesi ile yapılacaktır.

         8.D-13- Kurumlar arası yazışmalar “arz ederim”, kurum içi yazışmalar “rica ederim” ifadeleri ile yazılacaktır.

         8.D-14- Yazıların, Türkçe Dil Bilgisi kurallarına uygun, kısa, öz, tekrardan uzak, açık ifade ile ve amacı tam olarak anlatan nitelikte yazılması zorunludur. Bu amaçla birim amirleri bürolarında, Resmi Yazışmalarda uygulanacak Esas Usuller Hakkındaki Yönetmelik, Türkçe Yazım Kılavuzu ve Türkçe Sözlük bulunduracak, Türk Dil Kurumu E-İnternet sitesinden bu alanda yararlanılacaktır.

9-BİRİM AMİRLERİNİN İMZALAYACAĞI YAZILAR :

        9.1-“Birim Amirlerinin Yıllık ve Mazeret İzinleri Kullandırmada Göz Önüne Bulundurmaları Gereken Hususlar” bölümünde belirtilen kurallara aykırı olmaması, dairenin işlerinin aksatılmadan yürütülmesi koşulu ile şef, memur, işçi ve sözleşmelilerin yıllık izin onayları, sağlık izin onayları

       9.2-Birimlerdeki şef ve memurların 657 sayılı Devlet Memurları Kanunun 104. Maddesinin C fıkrasında belirtilen mazeret izni dışındaki mazeret izin onayları,

       9.3- İlçe dışına tayini çıkan personelin “Personel Nakil Bildirimleri” evrakında kurum yetkilisi olarak Kaymakam adına imza edilmesi,

       9.4-Valilik Makamıyla üst makamlar ayrık tutulmak kaydıyla yeni bir hak ve yükümlülük doğurmayan, Kaymakamın takdirini gerektirmeyen ve direktif niteliğini taşımayan kurumlar arası eş ve alt makamlara yazılan mutat yazılar,    

       9.5- Kaymakam tarafından birim amirlerine gönderilen emir ve talimatların kendi alt birimlerine duyurulmasına ait yazılar,

       9.6- Ödenek talepleri ile ödeneklerin alt birimlere bildirilmesine dair yazılar,

       9.7- Harcama yetkisine haiz birim amirlerince ödeme emirleri yazıları,

       9.8-İlçe içinde günü birlik taşıt ve personel görevlendirmesi yazıları,

       9.9-İlçe İdare Şube Başkanlıkları tarafından yazılan bizzat Kaymakam tarafından imzalanan veya Kaymakam talimatı ile istenen istatistiki bilgi içeren yazılara verilecek cevabi yazılar,

       9.10-Standart formlarla bilgi alma veya verme niteliğinde olan ve Kaymakamın görüş ve katkısını içermeyen yazılar,

       9.11-Yanlış gelen yazıların iadesine ilişkin yazılar,

       9.12- Bir dosyanın tamamlanması veya bir işlem sonuçlandırılması için belge yahut bilgi istenmesi ile ilgili yazılar,

       9.13-Kurum faaliyetlerine ilişkin ilanlar,

       9.14-İhale iş ve işlemleri ile ilgili ilanlar,

       9.15- Kaymakam onayından geçmiş işlem ve kararların merciine gönderilmesi ve muhatabına tebliğine ilişkin yazılar,

       9.16- Kaymakam ilçede ve/veya makamında bulunmadığı acil durumlarda yazışma hakkında önceden ve derhal bilgi verilmesi şartı ile Kaymakam tarafından imzalanması gereken ancak özellik ve ivediliği nedeniyle gecikmesinde sakınca bulunan yazılar,

       9.17-Mevzuat ve yönerge gereği Kaymakam tarafından imzalanması gerekmeyen yazıların imzalanması.

10-İLÇE YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR :

       10.1-“KİŞİYE ÖZEL”, ÇOK GİZLİ”, “GİZLİ” yazılar ve şifreler dışındaki bütün yazılar Yazı İşleri müdürü tarafından açılır, evrak üzerine gideceği birim yazılır, kaydı yapılır ve Kaymakam tarafından görülmesi gerekenler ayrıldıktan sonra diğerleri yine Yazı İşleri Müdürü tarafından ilgili birimlere havale edilir.

       10.2-“İVEDİ”, “ÇOK İVEDİ”, “GÜNLÜ” İBARELİ YAZILAR İLE (Telgraf, Teleks, Faks, Telefakslar gibi) değerli evrak Kaymakam ilçede ise Kaymakam tarafından havale edilir. Ancak acil durumlarda Yazı İşleri Müdürü tarafından havalesi yapılır, sonuç takip edilir ve en kısa zamanda Kaymakama bilgi verilir.

       10.3-Doğrudan Kaymakamlığa yapılan başvurular bir özellik arz etmediği, Kaymakam tarafından görülmesinde bir gereklilik olmadığı, bir ihbarı ya da şikayeti kapsamadığı takdirde, İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından kaydı yapılarak, ilgili daireye, yine İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından havale edilir. Bu şekilde ilgili kuruluşa giden evrak işleme konulur. Ancak cevaplar Kaymakam tarafından imzalanır.

       10.4-Yukarıda yazılanların dışında kalan genel olarak herhangi bir emir ve talimat niteliğinde olmayan yasal olarak rutin şekilde gereğinin yapılması icap eden ve Kaymakamın imzasını gerektirmeyen her türlü evrak ve dilekçelerin ilgili birimlere havale edilerek imzalanması,

       10.5-E-imza uygulamasına geçmeyen kurum ve kuruluşlarla yapılan yazışmalarla yapılan  yazışmalar için İçişleri Bakanlığı Bilgi İşlem Dairi Başkanlığının 18.01.2012 tarih ve ve 700-111 sayılı yazılarına istinaden Kaymakam tarafından e-imzayla imzalanan evrakların e-içişleri sisteminden çıktısının alınıp ilgili kurumlara gönderilmesi için e-imzalı evrakların kırmızı yada mavi mühürle mühürlenip imzalanması için İlçe Yazı İşleri Müdür V. Nihal NURSAL yokluğunda ise vekilleri yetkili kılınmıştır.

        10.6-Aşağıda belirtilen hususları içeren yazılar İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından “Kaymakam Adına” imza edilir;

             -6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkındaki Kanun ve Uygulama Yönetmeliği doğrultusunda yapılacak yazışmalar,

            -4483 Sayılı Kanun gereğince Kaymakam tarafından verilen “Soruşturma İzni Verilmesi” ve “Soruşturma İzni Verilmemesi” kararlarının ilgili makam ve kişilere (üst yazılarının imza edilmesi dışındaki) tebliği ve tebellüğ işlemleri ile diğer tebligat işlemleri,

             -İlçe genel idare teşkilatı birimlerinden yanlış gelen yazıların ilgili makama gönderilmesine ilişkin yazılar (Üst makamlar ve adli makamlar hariç),

            -Genel olarak herhangi bir emir ve talimat niteliğinde olmayan, yasal olarak rutin şekilde gereğinin yapılması icap eden ve Kaymakamın imzasını gerektirmeyen her türlü evrak ve dilekçelerin ilgili birimlere havale edilerek imzalanması,

            - Yurtdışında çalışan vatandaşların bakım belgelerinin tasdiki,

            -Apostil belgelerinin tasdiki,

        10.7- Brifing ve istatistiki çalışmalarla ilgili yazılar,

        10.8- Adli Sicil Belgelerinin imzalanması.

11-İLÇE JANDARMA KOMUTANI VE İLÇE EMNİYET AMİRİ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR  :

          11.1- İlçe Nüfus Müdürlüğü ile yapılan adres tahkikatı, ölüm tahkikatı ile ilgili yazışmalar.

          11.2-Sağlık Kurumlarının trafik kazaları ile ilgili talep ettikleri kaza tespit tutanakları ile ilgili tüm yazışmalar,         

          11.3-Tüm İlçe İdare Şube Başkanları ile ilgili yapılan adli konularla ilgili değer tespiti veya konusu gereği bilgisine başvurulması amacıyla Cumhuriyet Savcısının talimatlarının yerine getirilmesi amacıyla talep edilen görevli ile ilgili yazışmalar,

           11.4-Süresi dolmuş bulunan ve Malmüdürlüğüne teslimi gerektiren araçlarla ilgili yazışmalar,

           11.5- 2918 sayılı Karayolları Trafik Kanunun ve 4925 sayılı Karayolları Taşıma Kanunu gereği yazılan Trafik İdari Para Cezası karar Tutanaklarının temini ve iadesi ile ilgili Malmüdürlüğü ile yapılan yazışmalar,

           11.6-Yakalamalı ve hacizli araçların teslimi için Malmüdürlüğü, Vergi Dairesi ve İcra Müdürlükleri ile yapılan yazışmalar,

            11.7-Ticari plaka alacak olan kişilerle ilgili adres tespiti için İlçe Jandarma Komutanlığı ile yapılan yazışmalar,

            11.8-Okul geçit görevlilerinin seçimi eğitim ve okullarda trafik dersleri verilmesi, seminer verilmesi  ile ilgili Milli Eğitim Müdürlüğü ile yapılan yazışmalar,

            11.9- Trafik para cezalarının araç sahiplerinin adreslerine gönderilmesi için PTT kanalıyla gönderilen tüm yazışmalar,

            11.10- 29.09.1987 tarihli ve 19589 Sayılı Resim Gazetede yayınlanan “Tekel Dışı Bırakılan Patlayıcı Maddelerle Av Malzemesi ve Benzerlerinin Üretimi, İthali, Taşınması, Saklanması, Depolanması, Satışı, Kullanılması, Yok edilmesi, Denetlenmesi Usul ve Esaslarına İlişkin Tüzüğün” 117’nci maddesi gereği, Oyun ve eğlence aracı olan patlayıcı maddeler dışında, şenlik ve işaret fişeklerinin kullanılması, bu işi bilen bir sorumlu gösterilerek Mülki Amirden alınması gereken izin onayı ile mezkur Tüzük hükümlerine göre yürütülecek iş ve işlemler,

            11.11-Yoklama kaçağı, bakaya ve firari durumlarda olup, aranan ve yakalananlar hakkında ilgili kurumlara yazılan yazılar,

           11.12-Suç işlemesini caydırmak ve önlemek, suç işlenmesi halinde failleri ve sorumluları ile ilgili olarak yapılacak her türlü iş ve işlemlerle ilgili yazılar, tutanaklar, ilgili adli ve mülki makama sunuş yazıları,

12.MALMÜDÜRÜ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR 

           12.1- Malvarlığı araştırma yazıları,

           12.2- Emanet ve aylık bildirim içerikli yazılar,

           12.3- Haciz evrakları,

           12.4-  Süresi dolmuş bulunan ve Malmüdürlüğüne teslimi gerektiren araçlarla ilgili yazışmalar,

         12.5- 2918 sayılı Karayolları Trafik Kanunu ve 4925 sayılı Karayolları Taşıma Kanunu gereği yazılan Trafik İdari Para Cezası Karar tutanaklarının temini ve iadesi ile ilgili İlçe Emniyet Amirliği ile yapılan yazışmalar,

          12.6- Yakalamalı ve hacizli araçların teslimi için İlçe Emniyet Amirliği ile yapılan yazışmalar.   

13.İLÇE NÜFUS  MÜDÜRÜ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR  :

           13.1- 5490 sayılı Nüfus Hizmetleri Kanunun 33’ncü maddesi gereğince meydana gelen ölüm olayları ile ölüm tahkikatlarına ait araştırma yazılarının yazılması,

           13.2-Adres değişikliği bildirim listesi Form D Belgesi ile adres tahkikatlarına ilişkin yazıların imzalanması,        

            13.3-İlçe Jandarma Komutanlığı ile İlçe Emniyet Amirliğine yazılan kayıp nüfus cüzdanı ile ilgili tahkikat yazılarının imzalanması,

            13.4-E-imza uygulamasına geçmeyen kurum ve kuruluşlarla yapılan yazışmalarla yapılan yazışmalar için İçişleri Bakanlığı Bilgi İşlem Dairi Başkanlığının 18.01.2012 tarih ve ve 700-111 sayılı yazılarına istinaden Kaymakamca e-imzayla imzalanan evrakların e-içişleri sisteminden çıktısının alınıp ilgili kurumlara gönderilmesi için e-imzalı evrakların kırmızı yada mavi mühürle mühürlenip imzalanması için İlçe Nüfus Müdürü Nihal NURSAL yokluğunda ise vekilleri yetkili kılınmıştır.

14-İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRÜ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR  :

             14.1-Müdürlüğe bağlı okullardaki öğrencilerle ilgili istatistiklere ait yazışmalar,

             14.2- İlçemizdeki eğitim-öğretim hizmetleri kapsamındaki mesleki ve rehberlik çalış- maları ile ilgili yazışmalar,

            14.3- Devlet parasız yatılılık ve bursluluk sınavı ile ilgili yazışmalar,

            14.4-Kendi muadil ve astlarına hitaben yazılan öğrenci nakilleri, devamsız öğrenciler vb. Öğrenci işleriyle ilgili yazışmalar,

            14.5- Halk Eğitim Merkezi Müdürlüğünün bilgilendirme ve istatistiklerine ait yazılar,

            14.6- Halk Eğitim Müdürlüğünün kurs açma ve kapatma onayları,

            14.7-Yönetici ve öğretmenlerin ek ders ücretlerinin onayları,

            14.8-Çocuk mahkemelerinin danışmanlık tedbiri rehber öğretmen görevlendirme onayları,

            14.9- Okulların ilçe içi gezi plan onayları,

            14.10-Milli Eğitimle ilgili Komisyon kararları,

            14.11- Birimlere ait yıllık izin planlarının onayları,

 

  15-İÇ YÖNERGE  :

           İlçe İdare Şube Başkanları astlarına devredecekleri yetkilerini İç Yönerge ile belirler. İç Yönerge Kaymakam tarafından onaylanarak yürürlüğe girer. Bir örneği Valilik İl Yazı İşleri Müdürlüğüne gönderilir.

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

SON HÜKÜMLER

 

16-UYGULAMAYA İLİŞKİN ORTAK HÜKÜMLER :

        16.1- İmza yetkisinin devrinde Kaymakamın her konuda havale, imza ve onay yetkisi saklıdır. Kaymakam gerek gördüğünde devrettiği yetkileri her zaman kullanabilir.

        12.2-İlçede kuruluşu bulunmayan Bakanlık veya Genel Müdürlüklerin iş ve işlemleri Yazı İşleri Müdürlüğü veya Kaymakamca görevlendirilen ilçe birim müdürlüklerince yürütülür.

        16.3-Kaymakam ve ilçe idare şube başkanlarının katılımı ile Makamda yapılan toplantılarda daire amirleri tarafından notlar alınacak, ayrıca Kaymakamın inceleme, denetleme gezilerine refakat eden İlçe idare şube başkanları gezi ve inceleme esnasında dile gelen sorunları not alacak, verilecek talimatlara göre uygulamaları takip edip sonucundan Makama bilgi sunacaklardır.

        16.4-Kamu kurumlarındaki işlerin bütünlüğü ve verimi açısından il merkezine görevli giden taşıtların bağlı bulundukları kurum tarafından diğer birimlerinde ihtiyaçlarının karşılanması amacıyla göreve giden araçlar birimler tarafından Yazı İşleri Müdürlüğüne bildirilecektir.

        16.5-5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrolü Kanunu gereğince her türlü kamu kaynağının kullanılmasında görevli ve yetkili olanlar, kaynakların etkili, ekonomik ve hukuka uygun olarak kullanılmasını ve kötüye kullanılmaması için gerekli önlemlerin alınmasından sorumludur.      

       16.6- Onaylar, hukuksal dayanıklı olarak oluşturulacak, hukuksal dayanağı bulunmayan hiçbir onay hazırlanmayacaktır. Her türlü yazının dayanağı olan mevzuatın açıkça belirtilmesi

esastır. (“….Kanun …..Maddesi” , “…..Kanunun …..maddesi ve ….yönetmeliğin …..maddesi” vs.) Buna uygun olmayan yazılar ilgililerince imzalanmayacaktır.

       16.7-İmza yetkisi devri konusundaki yönerge hükümlerine uyumu ve riayeti sağlamak amacı ile gerektiğinde işlemler ve kararlar üzerinde Kaymakam tarafından denetim yapılacaktır.

       16.8-Bu yönerge sıralı tüm amir ve memurlara imza karşılığında okutulacaktır.

 

17-YÜRÜRLÜK :

         17.1- Bu Yönergenin hükümlerini Balya Kaymakamı yürütür,

         17.2- Bu yönerge hükümlerine titizlikle uyularak herhangi bir aksaklık ve aykırılığa meydan verilmemesinden ve Yönergenin yürütülmesinden başta ilçe idare şube başkanları ve bütün birim amirleri Kaymakama ve her dereceli amir ve memurlar hiyerarşik olarak üstlerine karşı sorumludurlar.

         17.3-Bu yönerge 04.11.2024 tarihinden itibaren yürürlüğe girmiştir.

 

Zeynep DEMİR

Kaymakam V.